Как оборудовать магазин цветов электронной системой учета?

Стойка флориста оборудованная POS системой

Стойка флориста оборудованная POS системой

Рабочее место флориста с POS системой

Если у вас уже есть своя торговая точка или вы только планируете её открыть, наверняка вам приходят мысли о том, каким образом легче и лучше учитывать товар, что бы все процессы занимали минимум времени, все операции были бы просты и понятны, и в любой момент вы могли бы посмотреть нужный отчет по продажам и остаткам.

Рассмотрим систему учета на примере её использования в небольшом магазине цветов.

На фото выше мы видим рабочее место флориста с POS системой.

Оборудование: POS терминал приема банковских карт, сенсорный монитор 15″, принтер чеков, сканер штрихкода, инфракрасный детектор купюр. (чуть не забыл калькулятор, то же «рабочая лошадка» и пожалуй единственный компьютер в традиционных системах учета)

В данном магазине в системе 2 рабочих места, первое в торговом зале (оно на фото выше) и второе в подсобке (на фото ниже) объединенные в одну сеть с выходом в интернет с помощью wi-fi роутера.

Рабочее место в подсобном помещении

Рабочее место в подсобном помещении

Компьютер в подсобке используется для учета товаров в 1С, как монитор видеонаблюдения за торговым залом ( когда флорист обедает или занимается обработкой интернет заказов), и просто как обычный домашний компьютер для выхода в интернет и т. д.

POS система работает с программой 1С розница, доработанной под наши нужды хорошим программистом. В этой статье вы сможете подробно узнать как мы выбирали и дорабатывали программу для учета товаров в магазине цветов.

Очень непростым оказалось принятие флористами системы торговли при помощи компьютера. Ведь в 90 — 95 % магазинах цветов весь учет происходит по старинке, с помощью калькулятора и шариковой ручки с тетрадкой. И дело не в том, что в большинстве цветочных палаток, павильонов и небольших магазинах флористы имеют дополнительный заработок на упаковке или дополнительной накрутке себе в карман на цветах или услугах, нет, в моем случае было по-другому.

Флористы привыкли заниматься привычным! И калькулятор у них как старый друг, а компьютер — враг пожирающий время и мешающий работе.

И я, современный предприниматель, не представляющий себя в роли ежедневного заполнителя лохматых тетрадок учета товаров, мягко и уверенно прогибал свою линию, подстраивался под флористов, лишь бы оптимально внедрить систему. И все эти подстройки происходили в режиме тестирования роботы будущей системы в будущем магазине (все делалось дома в течении полугода).

Внимание! Важный вопрос! Многие ли владельцы бизнеса думают о том, каково будет флористам работать? Я серьезно. Я постоянно общаюсь с владельцами цветочных магазинов, и большинство «Предпринимателей» в шорах, естественно все мы думаем о прибыльности бизнеса, но единицы понимают, что вложение в «правильное» оборудование это не расходы, а перспективные инвестиции, и как мне кажется — это в крови. Только яркие, убедительные и наглядные примеры могут повлиять на ситуацию.

Перед тем как покупать и дорабатывать под себя систему 1С Розница, я несколько месяцев бороздил интернет в поисках подходящей системы: ездил на цветочные выставки и выставки торгового оборудования в Москве, объезжал одну за одной компании разработчики торговых приложений( которые были нереально далеки от мелкой розницы, небольших магазинов и вообще торговли в целом), изучал и общался с персоналом десятков московских магазинов, от простых одиночных магазинов, до элитных бутиков. Результат близкий к нулю. Или это были сетевые магазины у которых штрих коды цветов были заламинированы на отдельных листах, либо работали с готовыми решениями, посредством компьютера с обычным монитором и мышкой, что резко снижало скорость работы, и в праздничные дни требовало «особой» сноровки.  Всё это мне не подходило. Я думал, искал, примерял и все же остановился на решении 1С Розница, которое нам прекрасный программист дописал под наши требования, настроил и внедрил (Максим ты очень крут!).

А сколько же стоит это оборудование?

В нашем случае это обошлось 125 т. рублей за всё.  Дорого? Да не говорите ерунды. Если разделить на 4 года работы (125 т. рублей / 48 месяцев = 2.6 т. рублей в месяц)  и все продолжает дальше работать. И это при 2-х рабочих местах, лицензионных программах и производительных системах, которые не тормозят и радуют.

В чем плюсы?

1. Прозрачный и точный учет.

В любую минуту вы видите всё, что продано, когда продано, кем продано, кому продано, с какой скидкой продано, какой и когда товар был куплен, у кого и по какой цене, что хорошо продается, а что залежалось и т. д. и т. п., можете посмотреть какие товары в какое время продаются лучше/хуже, в какое время дня в праздничные дни идет основной поток покупателей, что реально пользуется спросом, а что приходится списывать как пришедшее в негодность.

2. Дистанционная отчетность.

Находясь вдали от торговой точки, вы в любую минуту, включив  Дистанционный контроль магазина цветов вы сможете видеть все происходящее в магазине, при необходимости делать любые операции с программами  работающими в магазине.

3. Удобный приход товаров.

Особенно удобно приходовать товары имеющие штрихкод (коих становится все больше и больше), однажды с легкостью заведя товар в систему, в дальнейшем вы будете приходовать такой товар в считанные мгновения. Как пример возьмем открытки, на них штрихкод практически не меняется, и имеется всего около 10 наименований (при сотнях разного дизайна), приемка сотен открыток занимает всего пару минут. Другое дело с не промаркированными товарами, как пример удобрения, на которых хорошо бы на каждой упаковке видеть наименование, цену и штрихкод.

Принтер самоклеящихся этикеток

Принтер клеящихся этикеток

Что мы делаем при приходе: быстро заводим накладную с наименованиями, и на её основании (одним нажатием кнопки мыши) автоматически печатаем поступившее количество этикеток-ценников на принтере этикеток. Остается эти самоклеящиеся этикетки наклеить на товар. (стоимость одной этикетки-ценника лучшего качества около 8 копеек)

Маркировка товаров термоэтикетками

Маркировка товаров термоэтикетками

На каждый товар вы можете ставить индивидуальную наценку, что сложно сделать при ведении учета по тетрадке.

4. Скидки и дисконтные карты.

Крутой маркетинговый инструмент недоступный при «тетрадочном» учете.

Персональные дисконтные карты со штрих кодом.

Персональные дисконтные карты со штрих кодом.

Мы сделали так: заказали для начала 1000 пластиковых дисконтных карт с нашим дизайном и индивидуальным штрихкодом, и завели их в систему. Сделали прогрессивную систему скидок, то есть изначально карта предоставляет скидку 3% на все товары и услуги цветочного магазина, далее при постоянных покупках, на счету этой карты накапливается определенная сумма, и скидка меняется до 5%, 7%, 10%, да и по любой придуманной вами схеме, в том числе разные скидки на разные группы товаров, или отсутствие скидок на какие то особые товары, или группы товаров.

Ваши цены с ближайшими конкурентами могут быть одинаковыми, НО, у вас покупатель получает скидку и накапливает её размер. (мелочь, а приятно)

5. Печать чеков.

Товарные чеки в магазине цветов

Товарные чеки в магазине цветов

Каких угодно. Мы печатаем клёвые товарные чеки (т.к. по законодательству мы сейчас на патентной системе налогообложения и необходимости в кассовом аппарате нет), но часто люди спрашивают выписать им товарный чек, и нет надобности в кропотливом заполнении стандартного бланка, т.к. он у нас печатается автоматически по всем правилам бухгалтерии со всеми пунктиками и графами. (на прошлой неделе приходили ребятишки из налоговой, для проверки, потеребили флориста с разными договорами, сделали контрольную закупку, получили «серьезный и солидный» товарный чек, весь его изучили и пошли искать более лёгкую добычу (это больше психология, но и в органах видят подготовленных людей и стараются с ними не связываться, раз есть более легкая добыча). При работе с POS системой упрощен расчет сдачи необходимой выдать покупателю, т. к. при оплате вы вводите сумму денег которую кассиру дает покупатель, и система сама считает и сообщает, сколько нужно дать сдачи, что отображается в чеке.

+ что не мало важно, чек это классная реклама. Мы специально выбирали принтер чеков с широкой лентой, что бы на каждом чеке помимо информации о покупке красовался наш логотип, телефон, адрес сайта, и  конечно же благодарность за сделанную покупку.

В чеках на фотографии видно, что можно делать продажу букетов как набор отдельных товаров (цветы и упаковка), а можно делать набор-комплект, путем сбора разных составляющих и получится 1 строка «Букет цветов» (что занимает больше времени).

6. Четкое ведение кассовой дисциплины.

Вы в любую минуту видите точную сумму наличности в кассе, и на какую сумму прошло безналичных платежей по банковским картам. Спокойно и уверенно всем, и владельцу бизнеса и флористу.

Особое предупреждение для сверхэкономичных и неразумных предпринимателей: оборудование нужно подбирать грамотно, под особенности ведения бизнеса, и нужно понимать, что вложение в оборудование это инвестиции, а не расходы. Как пример POS монитор и сканер. Сенсорный монитор стоит 15 т. рублей, а беспроводной сканер штрихкода 10 т. руб., в сумме 25 т. рублей, но зачем тратить 25 т. рублей, если можно купит монитор за 3 т. рублей + сканер за 2 т. рублей ( в сумме 5 т. рублей)?  Все просто. Если купить дешевый вариант, то управлять продажами придется с помощью мышки (которая быстро запачкается(флорист всегда работает с мокрыми цветами и не всегда идеально чистыми руками) а монитор можно протирать влажной тряпкой и тактильно очень удобно работать) + сканером можно пользоваться в любой точке магазина, особенно хорошо при сканировании крупногабаритных товаров и проведении ревизии, что неудобно делать проводным устройством.  Так что экономить нужно, но разумно, не скатываясь к первобытной тетрадке с ручкой.

Перечень используемого оборудования:

POS-монитор Posiflex TM-7115N (сенсорный),

Сканер штрих-кода Metrologic M (беспроводной) ,

Сканер штрих-кода  Metrologic MS9540 (проводной),

Принтер чеков Posiflex aura-8000 (отличный принтер, но требует особого подключения к системе 1С,

Системный блок HP Pro 3010 (в зале + Контроллер RS232),

Системный блок HP Compaq 500B (подсобное помещение),

Принтер этикеток Zebra lp 2824s (для печати клеящихся этикеток с ценами),

Денежный ящик Posiflex,

Монитор Samsung 17′ (для работы администратора)

Роутер ASUS для объединения компьютеров в сеть и подключения к интернету,

Источник бесперебойного питания,

Внешний жесткий диск для резервного копирования системы.

 

Появятся вопросы, пишите в комментариях.

 

Если ваc интересуют другие перспективные направления бизнеса, заходите на сайт нашего нового проекта по открытию «Кулинарной лавки» www.odno-delo.ru

14 комментариев
  1. Татьяна:

    Здравствуйте! Я бы хотела уточнить, как ведется учет фурнитуры: лента, фетр, пленка, сетка и др. Заранее спасибо)

  2. Федосов Александр:

    Татьяна. Спасибо. Хороший вопрос!
    По нашей системе учета весть товар учитывается с точностью до единицы.
    Кроме двух групп: Срезка (цветы в ассортименте) и Упаковка (упаковочные материалы), которые учитываются общим объемом с наценкой 100%.
    И сделано это не с проста.
    Система учета позволяет учитывать все с точностью до сантиметра ленты и до веточки салала, Но, расходы на учет, превысили бы целесообразность этих действий.
    Мы так работам много лет, и с уверенностью можем сказать, что такая система полностью себя оправдывает.
    У нас в ассортименте более сотни видов только атласных лент, более сотни видов рулонной упаковки и несколько сотен наименований прочей фурнитуры и флористического декора, что не позволяет вести учет с точностью до бусины, пёрышка, сантиметра ленты. Да и не нужно это. Мы контролируем общую доходность на запланированном уровне, и это важнее штучного учета фурнитуры. Три том что такой учет позволяет комфортно и очень быстро работать.
    Главное остальные точки контроля работы цветочного магазина правильно настроить.
    Тогда и голова об учете ленты не будет болеть.

  3. Денис:

    Александр, можно узнать подробнее об учете срезки? Как в 1С отражать «общим объемом»? Какое количество ставить на приход? И если ветку гипсофилы разделили на две, то как списывать в 1С? Как узнать объем продаж за месяц, на пример, роз?
    Как выглядит чек при продаже букета?

    Спасибо.

  4. Федосов Александр:

    Денис, предположим мы оптом купили разных цветов на общую сумму 10342 рубля. Приходуем номенклатуру «ЗЕЛЕНЫЙ МАТЕРИАЛ И ЦВЕТЫ» (она в системе заглавными буквами чтобы легче находить и не перепутать) в количестве 10342 штук по цене 1 рубль. Еще у нас в системе есть номенклатура «Цветы в ассортименте» который является комплектом состоящим из 0,5 шт. товара «ЗЕЛЕНЫЙ МАТЕРИАЛ И ЦВЕТЫ», и стоит он 1 рубль, то есть с наценкой 100%.

    Ветка гипсофилы стоит 80 рублей, если я продаю половинку, то пробиваю по кассе «Цветы в ассортименте» 40 шт. Списывается половинка, а половинка остается в системе на учете.

    Объем продаж цветов я вижу онлайн всегда, но только в виде объема по номенклатуре «Цветы в ассортименте».

    Объем продаж цветов по видам и сортам не веду, нет нужды.
    Хотя в системе есть наименования «Роза», «Хризантема» и т.д. по всем ценовым диапазонам. Есть номенклатура «Роза» в составе которой (она является набором-комплектом а не штукой) 55 штук товара «ЗЕЛЕНЫЙ МАТЕРИАЛ И ЦВЕТЫ» и при нажатии кнопки на сенсорном экране из «быстрого меню» «Роза 110» в чеке появится строка с наименованием «Роза 1 цена 110 руб».

    Все просто.
    Но как показала практика производить продажи выбивая каждый раз каждый цветок отдельно неудобно и долго. Флористы этого не любят, и я не считаю нужным.
    А в праздники это практически не реально, том вообще другой подход.

    Что касается чека с букетом, то в большинстве случаев это 2 строки в составе:
    Цветы в ассортименте 830 х 1 = 830 руб.
    Упаковочные материалы 120 х 1 = 120 руб.

    Итого: 950 рублей.

    Но в некоторых случаях (всегда при доставке через интернет магазин) в чеке будет 1 строка:

    Букет цветов: 1 х 2570 руб.

    Мы нажимаем на сенсорном экране кнопку «Собрать букет» и добавляем туда что хотим, например «Цветы в ассортименте» 830 штук и «Упаковочные материалы» 120 штук, и нажимаем кнопку «Закончить сборку», после чего появляется строка «Букет цветов» который является комплектом. Быстро и удобно.

    Всё это нам писал программист под наши требования.
    Работать одно удовольствие.

  5. Денис:

    На первый взгляд не так просто :) Получается на количество в 1С вообще не смотрим — оно может быть и в минусе (если была скидка), а смотрим только на сумму в руб. Так? И ревизию делаем только по сумме. Правильно я Вас понял?
    И еще вопрос. Почему бы не ограничиться одной позицией «цветы в асс.»? Приходовать по 0,5 руб, продавать также по 1 руб.

    Спасибо за ответ. Мы только открылись, и я настраиваю учет.

  6. Федосов Александр:

    Все просто. На количество обязательно смотрим, что касается «ЗЕЛЕНЫЙ МАТЕРИАЛ И ЦВЕТЫ», то оно равно сумме, т.к. 1 единица измерения стоит 1 рубль. Минуса быть не может. т.к. скидка идет на цену. то есть можем продать 1 шт. за 1 рубль, а можем и со скидкой — за 97 копеек или 90. Ревизию делаем по количеству (но оно всегда равно сумме остатка). Почему не ограничились 1 позицией? Это было связано с удобством настройки системы и дальнейшей работы, но как я писал наименование «ЗЕЛЕНЫЙ МАТЕРИАЛ И ЦВЕТЫ» только для прихода и учета (трудно спутать) + количество прихода = сумма прихода, возможность ошибки минимальна, т.к. ничего делить не нужно и приход занимает секунды. Одна накладная со срезкой приходуется за 10 секунд. Остались вопросы? Пишите… С удовольствием отвечу.

  7. Денис:

    Остались :) можно я еще спрошу. Не понимаю до конца. «Ревизию делаем по количеству (но оно всегда равно сумме остатка)» — но как? Продали одну шт по 90 коп. Вот уже не равно…

  8. Федосов Александр:

    Денис, спрашивайте сколько хотите :)
    Оприходовали «ЗЕЛЕНЫЙ МАТЕРИАЛ И ЦВЕТЫ» в количестве 200 штук на сумма 200 рублей (одна штука = 1 рубль), и у нас на остатке появился «ЗЕЛЕНЫЙ МАТЕРИАЛ И ЦВЕТЫ» в количестве 200 штук, по себестоимости 200 руб.
    После этого продали 1 розу ценой 100 рублей (это набор-комплект с составом: «ЗЕЛЕНЫЙ МАТЕРИАЛ И ЦВЕТЫ» в количестве 50 штук) или что тоже самое, продали «цветы в ассортименте» в количестве 100 штук (мы знает что 1 штука «цветы в ассортименте» содержит 0,5 штуки «ЗЕЛЕНЫЙ МАТЕРИАЛ И ЦВЕТЫ» = те же 50 шт.)
    И у нас на остатке получилось: «ЗЕЛЕНЫЙ МАТЕРИАЛ И ЦВЕТЫ» 200-50=150 шт. соответственно на 150 рублей.
    И не важно по какой цене мы продали (а в отчете мы увидим среднедневные продажи «цветы в ассортименте», и количество штук и средняя цена со скидкой и цена без скидки и сумма со скидкой и без скидки). Важно что списывается количество. То есть если мы продали эту «Рузу 100» со скидкой 10% за 90 рублей, то в себестоимости она вышла все равно 50 рублей (так как состав от цены продажи не меняется), то есть мы заработали 40 рублей.
    А скидки мы делаем в основном на чек, и в основном автоматически по дисконтной карте. Так что с учетом проблем нет.

  9. Денис:

    Спасибо Александр, теперь понятно. Получается у Вас сборка комплекта «цветы…» происходит в момент продажи (создании чека). А в ревизию смотрим только количество по «зел мат и цветы».
    Попробую внедрить эту схему. Только, как бы это все реализовать в типовой 1с розница…
    Спасибо, Александр, за ответы и видео на сайте.

    Еще, почему-то, я Ваши ответы вижу только на следующий день. Видимо, где-то кеширование есть…

  10. Федосов Александр:

    Денис. Вы всё правильно поняли: приходуем и смотрим остатки «ЗЕЛЕНЫЙ МАТЕРИАЛ И ЦВЕТЫ», а продажи анализируем по «Цветы в ассортименте». И Комплектация происходит в момент продажи.

  11. т.е. Точного количества цветка в конкретное время вы не знаете? И подсчитать какие позиции пользуются популярностью, это тоже со слов флориста?

  12. Федосов Александр:

    Всё верно, сорт цветка и точное время его продажи я не знаю, и эта информация особо не поможет. Предположим я привез 10 пачек разных сортов роз, а в конце недели осталось 2 пачки почти полные, и по понемногу остальных. И мы знаем точное время продажи по сортам. Из этого много выводов не сделаешь, так как цифры всего не покажут, на этой неделе одно продается, на следующей другое, тем более возможно некоторые сорта продавались хорошо, т.к. они были шикарного качества, а в следующую поставку такого может не быть, и т.д. С «базовыми» цветами и так все ясно, они продаются так же как хлеб и молоко, постоянно из года в год, анализ продаж не нужен, и плюс сезонность спроса и цветов нужно учитывать. Таково мое мнение. Тем более что вести учет цветов по сортам (и плантациям) очень хлопотно и затратно по времени. У вас другое мнение?

  13. Ирина:

    Скажите пожалуйста, а как приходовать товары, не имеющие штрих-кода?

  14. Федосов Александр:

    Ирина. Что вы имеете в виду? В 1С можно присвоить любому товару новый штрихкод, практически автоматом. С цветами сложность организации продажи и учета цветов, ведь к ним не приклеешь этикетку со штрихкодом ;)

Навигация

Предыдущая статья: